INSTANCES ET ORGANIGRAMME

Le RJPA-MGF/ME est administré par les organes ci-après

L’Assemblée Générale ;
Le Comité Exécutif ;
Le Secrétariat Exécutif ;
Les Comités Régionaux ;
Le Conseil des Ainés

L’Assemblée Générale Ordinaire est l’instance suprême, délibérante et légiférante du réseau, chargée de son orientation et de l’élaboration des grandes lignes de son programme.

L’Assemblée Générale Ordinaire entend le rapport moral du/de la Président(e) du comité, les rapports d’activités présentés par le/la Secrétaire Exécutif, ainsi que le rapport financier présenté par le/la Trésorier (ère) Général(e).

Elle approuve les comptes et le budget du réseau. Elle entend les desiderata, critiques et conseils de chacune des membres du Comité.

L’Assemblée Générale Ordinaire est l’occasion choisie pour débattre, rectifier ou approuver les grandes lignes directrices du réseau concernant les trois (03) années à venir.

L’Assemblée Générale Ordinaire donne ou renouvelle les mandats des membres du Comité Exécutif.

Les documents et les procès‑verbaux résultant de l’Assemblée Générale Ordinaire devront être envoyés aux participants dans les quatre (04) mois qui suivent cette Assemblée.

L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit une (01) fois tous les trois (03) ans, sur convocation du/de la Président(e) du Comité exécutif ; tous les documents officiels devant y être discutés doivent être envoyés deux (02) mois à l’avance aux divers participants

Participent de droit à l’Assemblée Générale Ordinaire

Les membres du Comité Exécutif sortant;
Les membres du Secrétariat Exécutif ;
Les membres des Comités Régionaux ;
Les Points Focaux régionaux ;
Les délégués des mouvements et associations membres du réseau ;
Les membres du Conseil des Ainés ;
Les Conseillers et/ou personnes ressources

L’Assemblée Générale Ordinaire ne peut valablement délibérer qu’en la présence de la majorité des membres cités ci-dessus et d’au moins le tiers de ses membres de droit parmi lesquels se trouvent obligatoirement les membres du comité exécutif. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres de droit présents.

Les membres de l’Assemblée Générale Ordinaire ayant droit aux votes sont les suivants :

Les Points Focaux des régions entrants ou renouvelés ;
Les délégués des mouvements et associations membres du réseau entrants ou renouvelés.

Au cas où le quorum n’est pas atteint, une autre Assemblée Générale Ordinaire est convoquée dans le délai de deux (02) mois.

Ses décisions sont alors valables quel que soit le nombre des présences, dans la mesure où sont représentés le bureau exécutif et la majorité des Régions

En cas de nécessité, il pourra être convoqué, dans les mêmes conditions que l’Assemblée Générale Ordinaire, une Assemblée Générale Extraordinaire, à la demande du/de la Président(c) du Comité Exécutif, ou à la majorité absolue des Régions.

L’Assemblée Générale Extraordinaire n’est pas soumise à l’obligation des délais de préparation prévus pour l’Assemblée Générale Ordinaire.

Cependant, les délibérations et les votes se dérouleront dans les mêmes conditions que l’Assemblée Générale Ordinaire.

Il est constitué dans son ensemble de tous les membres élus ou choisis par les Organisations membres du réseau et des Points Focaux Régionaux. Il se réunie une (01) fois par an sur convocation du/de la Présidente.

Il élit à son sein le/la Présidente, le/la Secrétaire Général(e) et le/la Trésorier/ière Général(e) qui vont constituer le bureau du Comité Exécutif.

Il est chargé de veiller à l’exécution du programme annuel, des directives et recommandations de l’assemblée générale. Il veille au respect des statuts et règlements pour la bonne marche du Réseau. Il se réunit en permanence et étudie les cas à traiter selon les urgences. Il est convoqué en session ordinaire par le (la) Président(e) et en session extraordinaire par le (la) secrétaire général(e) sur ordonnance du (de la) Président(e) et ceci au besoin. Il est élu pour un mandat de trois (03) ans renouvelables une (01) fois.

Le Secrétariat Exécutif est l’organe statutaire technique chargé de la traduction de la vision, des orientations et de cadres stratégiques ainsi que de la mise en œuvre des projets et programmes du Réseau. Il assure l’ensemble des fonctions d’administration et de gestion du Réseau.

Il est composé des membres du personnel suivants :

Un(e) Secrétaire Exécutif
De la Division Administrative et financière composée de :
Un(e) Responsable Administratif et Financier ;
Un(e) Responsable Administratif ;
Un(e) Responsable Financier ;
Un(e) Responsable Comptabilité Matière ;
De la Division Programme composée de :
Un(e) Responsable Programme ;
Un(e) Responsable Formation ;
Un(e) Responsable Plaidoyer ;
Un(e) Responsable Mobilisation Sociale ;
Un(e) Responsable Mobilisation des Ressources ;
De la Division Communication composée de :
Un(e) Responsable Communication ;
Un(e) Responsable Gestion des Réseaux Sociaux (Community Manager) ; Un(e) Responsable Infographie ;
Un(e) Responsable Stratégie de communication ;
De la Division Suivi-Evaluation et Apprentissage composée de :
Un(e) Responsable Suivi-Evaluation et Apprentissage ;
Un(e) Responsable Gestion et analyse des données ;
Une(e) Responsable Apprentissage et Redevabilité

Le recrutement et la nomination du Secrétaire Exécutif tient dûment compte des critères de compétence scientifique et technique, et de l’expérience. Il est choisi sur un appel à candidature parmi les personnes dont la compétence et l’expérience sont avérées.

Dans ce cadre de sa mission, il :

assure le leadership, la communication et le plaidoyer du RJPA-MGF/ME, la conception, la planification et la coordination des programmes et projets ;
réalise la mobilisation et la coordination des ressources pour appuyer la mise en œuvre des programmes et projets régionaux et nationaux ;
assure le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des programmes et projets ;
développe un système d’Information et de communication performant entre les différents organes du RJPA-MGF/ME;
initie des actions de recherche thématique ;
assure la gestion et la capitalisation des savoirs ;

Le Secrétariat Exécutif est dirigé par un Secrétaire Exécutif recruté et nommé par le Comité Exécutif pour une durée de trois (03) ans renouvelables une (1) fois.

A ce titre, il :

est chargé de l’ensemble des fonctions d’administration et de gestion du RJPA-MGF/ME ;
peut conclure les Accords ou Contrats approuvés par le Comité Exécutif ;
est l’ordonnateur du budget du Secrétariat Exécutif;
est chargé de recruter les membres du personnel du Secrétariat Exécutif suivant les procédures de recrutement en vigueur ;
prépare et présente au Comité Exécutif les projets d’organigramme, de règlement intérieur ainsi que celui du programme de travail et de budget correspondant et de tout autre projet ;
prépare en étroite collaboration avec le Comité Exécutif l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire ;
veille à la mise en œuvre des décisions et à l’appui de toute règlementation et directive issues des Assemblées ou du Comité Exécutif ;
prépare et soumet au Comité Exécutif toutes propositions susceptibles de contribuer au bon fonctionnement et au rayonnement du RJPA-MGF/ME et toutes propositions d’amendements des textes statutaires et toutes demandes d’adhésion de nouveaux membres ;
enregistre les demandes d’adhésion de nouveaux membres et les soumet à l’examen du Comité Exécutif ;
s’acquitte d’autres fonctions que lui confie le Comité Exécutif.

Les Comités Régionaux constituent le regroupement des organisations et associations membres du RJPA-MGF/ME au sein des régions.

Ils ont un rôle essentiel d’organisation et de gestion régionale. Ils coordonnent l’ensemble des activités régionales et départementales du RJPA-MGF/ME.

En leur qualité d’organes déconcentrés, ils veillent à l’application des règlements et politiques mais aussi à l’image et à la représentation du réseau dans toutes les instances ou activité de la Région ou du Département. Ils sont un relais du Comité et du Secrétariat Exécutif avec les autorités administratives et locales, les services régionaux et départementaux de l’Etat et toute autre entité

Ils agissent également en qualité d’organe décentralisé. Ils sont autonomes dans leur fonctionnement, pour tout ce qui n’est pas contraire aux statuts et règlements du RJPA-MGF/ME.

Ils sont composés de :

des Délégués régionaux des mouvements et organisations membres du RJPA-MGF/ME ;
des Délégués départementaux (au moins 03 jeunes par département) ;
Des Délégués des mouvements et organisations non membres du RJPA-MGF/ME à caractère régional qui travaillent sur les mêmes thématiques que le RJPA-MGF/ME et désirant intégrer le réseau au niveau régional.

Les Comités Régionaux sont installés sous la supervision des Inspecteurs Régionaux de la Jeunesse avec l’appui des Directeurs de CDEPS et des Coordonnateurs des Centres Conseils des Adolescents (CCA) et des Conseils Régionaux de la Jeunesse (CRJ).

Ils élisent en leur sein un point focal qui sera le Président du Comité Régional et en même temps le Point Focal Régional qui va représenter les jeunes de la région et siéger au Comité Exécutif du RJPA-MGF/ME.

Cet organe est consultatif et regroupe tous les membres des Comités Exécutifs sortants ou d’autres personnes ressources désirant continuer à servir ou appuyer le réseau. Il est chargé d’apporter conseil, appui technique, humain et mentorat aux membres du Comité Exécutif, du Secrétariat Exécutif et des Comités Régionaux.

Il est présidé par un/une Président(e) élu(e) par ses pairs lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. Il peut être consulté ou peut faire office de personne ressource lors des activités, formations, programmes ou projets du réseau. Il peut être convoqué au besoin par le/la Président(e) pour le compte du Comité Exécutif, le/la Secrétaire Exécutif pour le compte du Secrétariat Exécutif ou un Comité Régional.

Le Conseil des Ainés peut se réunir pour réfléchir, élaborer un document, apporter des propositions, contribuer sur la vie, le fonctionnement ou la résolution d’un conflit au sein de réseau.

TITRE VI : ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Après établissement d’un comité ad hoc, l’élection des membres du Bureau Exécutif ne peut se faire que par les membres du Comité Exécutif. Elle se fera au suffrage direct à la majorité des voies et ceci à bulletin secret.

L’élection du bureau est organisée lors d’une Assemblée Générale Ordinaire. Elle peut se faire par un vote direct, un vote par procuration pour les membres de l’AG absents, un vote par correspondance ou un vote électronique.

Pour pouvoir être élu lors d’une élection le candidat doit atteindre le quorum de 51% des membres du Comité Exécutif soit la moitié plus un (01) des votants.

Il est à préciser que les membres du Bureau du Comité Exécutif sortant peuvent prétendre à soumettre leur candidature à leur succession ou à un autre poste s’ils sont reconduits comme délégués de leur organisation ou point focal de leur région. Ils doivent aussi respecter les critères de l’âge qui est valable pour chaque membre du Comité Exécutif (être un jeune âgé de moins de 35 ans)

Le Bureau du Comité Exécutif est composé de :

Un/une Président(e) ;
Un/une Secrétaire Général(e) ;
Un/une Trésorier/ière Général(e) ;

L’Assemblée Générale Ordinaire peut adjoindre d’autres postes ou des Adjoints aux différents membres du bureau si elle le juge nécessaire

En tant que mandataire du RJPA-MGF/ME, le/la Président(e) s’occupe de plusieurs missions. En effet, il :

Représente le réseau devant ses partenaires ou durant les cérémonies officielles ;
Agit en justice pour défendre les intérêts du réseau ;
Communique au nom du réseau dans la presse, les médias, et avec les organisations membres ;
Assure la tenue des réunions et anime les débats ;
Motive les bénévoles lors des actions menées par le réseau ;
Recherche les financements pour réaliser les objectifs du réseau ;
Veille à l’application des décisions prises par le Comité Exécutif ou en assemblée générale ;
Veille à la bonne marche du réseau : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l’équipe.

Il/elle a pour mission et taches de :

Organiser et coordonner le travail administratif du Comité Exécutif ;
Soutenir le travail du Secrétariat Exécutif ;
Superviser le travail des différents membres du Comité Exécutif ;
Harmoniser les Pratiques administratives du sommet à la base ;
Assurer le secrétariat du bureau et du Comité Exécutif (gestion des Courriers entrant et sortant, élaboration des procès-verbaux et comptes rendus, Distribution des Convocations des réunions et des documents aux secteurs concernés, attribution des références des courriers) ;
Assurer la circulation de l’information entre les différentes commissions ;
Représenter le Comité Exécutif aux réunions et rencontres sur le plan national en cas d’indisponibilité du/de la Président(e) ;
Assurer le suivi des projets et programmes ;
Coordonner l’organisation des activités du Comité Exécutif et en assurer le suivi ;
Mettre en place une base de données pour la gestion des Effectifs et des adhésions ;
Mettre en place l’annuaire du réseau ;
Gérer le protocole du Comité Exécutif durant toutes les manifestations

Il/elle a pour mission et taches de :

Développer une Stratégie de Gestion des finances
Harmoniser les pratiques financières du réseau
Elaborer le budget annuel du réseau
Proposer un plan Comptable du réseau
Promouvoir une véritable politique financière du sommet à la base
Tenir à jour la Comptabilité du réseau
Présenter chaque trimestre la situation financière
Rechercher des fonds pour le fonctionnement et la mise en œuvre des activités du réseau
Mettre en place un document des procédures financières du réseau

Ils/elles ont pour mission et taches de :

Assurer l’audit interne du réseau
Apprécier les différents budgets accordés pour une chaque activité
Délivrer en fin d’exercice un contre bilan établi sous forme de quitus, indiquant la bonne tenue des comptes du réseau.
Travailler indépendamment du bureau exécutif
Veiller sur l’équilibre des fonds du réseau
Contrôler l’efficacité des actions individuelles et collectives avec les objectifs assignés
Assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, l’application des instructions de l’Assemblée Générale et favoriser l’amélioration des performances.
Evaluer ou apprécier le niveau de gestion interne du réseau
Fournir des analyses, des appréciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités examinées.

Pour être Délégué d’une organisation ou d’un mouvement membre du RJPA-MGF/ME ; le/la Président(e) de ladite organisation ou mouvement doit envoyer une lettre de désignation et la photocopie de la carte d’identité nationale de la personne désignée certifiant qu’elle est dans le respect de l’âge (être un jeune âgé de moins de 35 ans).